Политика в отношении обработки персональных данных

15.08.2022

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных в ООО «Нова систем» (далее – Политика) разработана в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28.10.2021 N 422 «О мерах по совершенствованию защиты персональных данных», Законом Республики Беларусь от 07 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных», Законом от 10.11.2008 г. № 455-З «Об информации, информатизации и защите информации» и иными нормативными правовыми актами, регулирующими отношения в области обработки персональных данных.

1.2. Настоящая Политика разработана в целях защиты персональных данных, прав и свобод физических лиц при обработке их персональных данных и направлена на обеспечение прозрачного характера обработки персональных данных.

1.3. Политика применяется к отношениям, связанным с обработкой ООО «Нова систем» персональных данных пользователей сайтов novasystem.by, клиентов, покупателей при приобретении товаров (услуг, работ), при обращении кандидатов на трудоустройство, физических лиц, с которыми ООО «Нова систем» заключаются договоры гражданско-правового характера, представителей субъектов хозяйствования (контрагентов ООО «Нова систем»), аффилированных лиц ООО «Нова систем», посетителей зданий административного, хозяйственного, складского назначений, используемых ООО «Нова систем».

1.4. Настоящая Политика не применяется к обработке персональных данных в процессе трудовой деятельности и при осуществлении административных процедур (в отношении работников и бывших работников), в отношении обработки файлов cookie на Сайте, а также при осуществлении ООО «Нова систем» видеонаблюдения.

1.5. Контакты ООО «Нова систем»: УНП 190853487; адрес места нахождения: Республика Беларусь, 220076, г. Минск, ул.Франциска Скорины, д.14, пом.401, адрес электронной почты info@novasystem.by, Тел./факс + 375 336 95 41.

1.6. Настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно- телекоммуникационной сети Интернет на Сайте по адресу novasystem.by.

2. ТЕРМИНЫ И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. Персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу или физическому лицу, которое может быть идентифицировано.

2.2. Оператор – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель (далее, если не определено иное, – физическое лицо), самостоятельно или совместно с иными указанными лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных.

2.3. Уполномоченное лицо – государственный орган, юридическое лицо Республики Беларусь, иная организация, физическое лицо, которые в соответствии с актом законодательства, решением государственного органа, являющегося оператором, либо на основании договора с оператором осуществляют обработку персональных данных от имени оператора или в его интересах.

2.4. Субъект персональных данных – физическое лицо, в отношении которого осуществляется обработка персональных данных.

2.5. Обработка персональных данных – любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными, включая: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных.

2.6. Блокирование персональных данных – прекращение доступа к персональным данным без их удаления.

2.7. Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

2.8. Предоставление персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными определенных лица или круга лиц.

2.9. Распространение персональных данных – действия, направленные на ознакомление с персональными данными неопределенного круга лиц.

2.10. Удаление персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить персональные данные в информационных ресурсах (системах), содержащих персональные данные, и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.

2.11. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства.

2.12. Файлы cookie – небольшие файлы с текстовой и (или) цифровой информацией, которые при посещении Сайта передаются в браузер устройства пользователя и при последующей попытке пользователя открыть страницу Сайта, браузер пересылает серверу соответствующие файлы с целью аутентификации пользователя, хранения его персональных предпочтений и настроек, отслеживания состояния сессии доступа пользователя и т.д.

2.13. Иные используемые в тексте Политики термины употребляются в значениях, принятых в действующем законодательстве Республики Беларусь.

3. ЦЕЛИ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Обработка персональных данных ООО «Нова систем» осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

3.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, а также на иных правовых основаниях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.

3.3. ООО «Нова систем» устанавливает цели обработки персональных данных, категории субъектов персональных данных, чьи персональные данные подвергаются обработке, перечень обрабатываемых персональных данных, правовые основания обработки персональных данных и срок их хранения согласно Приложению, являющемуся неотъемлемой частью настоящей Политики.

3.4. Предоставляя ООО «Нова систем» свое согласие на обработку персональных данных, субъекты персональных данных соглашаются на совершение ООО «Нова систем» следующих действий с персональными данными как с использованием средств автоматизации, так и без их использования: сбор, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, предоставление, удаление. В случаях, если обработка персональных данных предполагает их распространение, то ООО «Нова систем» указывает конкретные условия, при которых возможно такое действие.

3.5. ООО «Нова систем» ограничивает обработку персональных данных достижением конкретных, заранее заявленных целей обработки, а хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей идентифицировать субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют заявленные цели обработки.

3.6. ООО «Нова систем» осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.

3.7. ООО «Нова систем» может осуществляет обработку персональных данных с привлечением уполномоченных лиц, для реализации целей обработки Персональных данных, перечисленных в Приложении к настоящей Политике, в том числе для осуществления информационно-технологической поддержки информационных ресурсов (систем) ООО «Нова систем», рассылки информационных, рекламных и иных сообщений от имени ООО «Нова систем».

3.8. Уполномоченные лица, осуществляющие обработку персональных данных на основании заключаемого с ООО «Нова систем» соглашения об обработке персональных данных (поручения), согласно которому обязуются соблюдать принципы, правила обработки и защиты персональных данных, предусмотренные законодательством.

3.9. Для каждого уполномоченного лица в соглашении об обработке персональных данных определяются перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться таким лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, устанавливается обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, указываются необходимые меры и требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

3.10. Если для обработки персональных данных по поручению ООО «Нова систем» необходимо получение согласия субъекта персональных данных, такое согласие получает ООО «Нова систем». Ответственность перед субъектом персональных данных за действия уполномоченного лица, которому ООО «Нова систем», как Оператор обработки персональных данных, поручил обработку персональных данных, несет ООО «Нова систем».

3.8. По истечении установленных сроков хранения документы, содержащие персональные данные, уничтожаются в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, персональные данные, содержащиеся в информационных системах (ресурсах) ООО «Нова систем», удаляются.

3.9. В целях обеспечения корректной работы и улучшения функционирования Сайта, удобства его использования, создания персонализированной рекламы и сбора аналитической информации в обобщенном виде ООО «Нова систем» может использовать файлы cookie. Порядок обработки файлов cookie определен в Политике обработки файлов cookie ООО «Нова систем».

3.10. В целях обеспечения общественного порядка, охраны физических лиц, ограничения доступа посторонних лиц к документам, содержащим персональные данные и коммерческую информацию, сохранности материальных ценностей ООО «Нова систем» осуществляет видеонаблюдение и видеосъёмку на складе. Порядок обработки персональных данных при использовании систем видеонаблюдения, установленных на объектах ООО «Нова систем», определяется Политикой видеонаблюдения.

3.11. Общество прекращает обработку персональных данных в случае достижения целей обработки персональных данных, истечения срока обработки персональных данных, отзыва согласия или предъявления требования о прекращении обработки персональных данных субъектом обработки персональных данных, отсутствия основания для обработки персональных данных, выявления неправомерной обработки персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством о защите персональных данных.

4.УПОЛНОМОЧЕННЫЕ ЛИЦА, ИНЫЕ ЛИЦА, УЧАСТВУЮЩИЕ В ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.

4.1. ООО «Нова систем» осуществляет обработку персональных данных, в том числе с привлечением уполномоченных лиц, для реализации целей обработки Персональных данных, перечисленных в Приложении к настоящей Политике, в том числе:

4.1.1. с целью обеспечения корректного функционирования Сайта ООО «Нова систем»;

4.1.2. с целью обеспечения участия субъектов персональных данных, зарегистрированных в личном кабинете на Сайте, в программе лояльности, рекламных играх и мероприятиях ООО «Нова систем» и его партнеров;

4.1.3. с целью оказания услуг защищенного облачного хостинга (включая хранение информационных систем (ресурсов), содержащих персональные данные, а также резервных копий таких информационных систем (ресурсов), обеспечение доступа к данным информационным системам (ресурсам));

4.1.4. с целью осуществления отправки информационных (рекламных, новостных и других) сообщений посредством SMS и Viber, в том числе связанных с регистрацией и использованием личного кабинета на Сайте, проведением маркетинговых и (или) рекламных мероприятий (акций, конкурсов, игр и других мероприятий);

4.1.5. с целью осуществления отправки посредством электронной почты (E-mail) информационных (рекламных, новостных и других) сообщений, а также ответов на обращения (вопросы, отзывы), поступившие в виде электронного сообщения через формы на Сайте;

4.1.6. с целью выполнения работ по фото и видеосъемке (записи) и трансляции (опубликованию) созданных фото и видеороликов;

4.1.7. с целью оказания услуг по настройке программного обеспечения обработки вызовов и иной информации, поступающих на телефоны;

4.1.8. с целью ведения бухгалтерского и налогового учета хозяйственной деятельности, аудита хозяйственной деятельности ООО «Нова систем».

4.2. Уполномоченные лица осуществляют обработку персональных данных на основании заключенного с ООО «Нова систем» соглашения об обработке персональных данных и обязуются соблюдать принципы, правила обработки и защиты персональных данных, предусмотренные Законом. Для каждого уполномоченного лица в соглашении об обработке персональных данных определяются перечень допустимых действий с персональными данными, которые будут совершаться таким лицом, цели обработки, устанавливается обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, указываются необходимые меры и требования, предъявляемые к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с Законом.

4.3. ООО «Нова систем» предоставляет персональные данные иным лицам для реализации целей обработки Персональных данных, перечисленных в Приложении к настоящей Политике, в частности: операторам электросвязи, операторам сервисов обмена электронными сообщениями, операторам почтовой связи и доставки корреспонденции.

4.4. Персональные данные могут быть переданы третьим лицам, в том числе государственным органам и организациям, только по основаниям и в порядке, установленным законодательством Республики Беларусь.

5. СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ СОГЛАСИЯ СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Согласие субъекта персональных данных представляет собой свободное, однозначное, информированное выражение его воли, посредством которого он разрешает обработку своих персональных данных.

5.2. Согласие субъекта персональных данных может быть получено ООО «Нова систем» в письменной форме, в виде электронного документа или в иной электронной форме.

6. ОСНОВНЫЕ ПРАВА СУБЪЕКТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, МЕХАНИЗМ ИХ РЕАЛИЗАЦИИ

6.1. Субъекты персональных данных обладают следующими правами:

6.1.1. Право на отзыв предоставленного ранее согласия на обработку персональных данных. Субъект персональных данных может в любое время без объяснения причин отозвать свое согласие. Право на отзыв согласия не может быть реализовано в случаях, когда обработка осуществляется на иных правовых основаниях обработки персональных данных (например, на основании договора либо в соответствии с требованиями законодательства). В срок до 15 календарных дней с момента получения запроса ООО «Нова систем» прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и уведомит субъекта персональных данных об этом, за исключением случаев, когда ООО «Нова систем» вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь. При отсутствии технической возможности удаления персональных данных ООО «Нова систем» примет меры по недопущению дальнейшей обработки персональных данных, включая их блокирование и уведомит об этом субъекта персональных данных.

6.1.2. Право на получение информации, касающейся обработки персональных данных. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных, содержащей: наименование и место нахождения ООО «Нова систем»; подтверждение факта обработки персональных данных ООО «Нова систем»; перечень персональных данных и источник их получения; правовые основания и цели обработки персональных данных; срок, на который дано согласие на обработку персональных данных; иную информацию, предусмотренную законодательством. Запрашиваемая информация должна быть предоставлена субъекту персональных данных в течение 5 рабочих дней или в этот же срок субъект уведомляется о причинах отказа в её предоставлении.

6.1.3. Право на получение информации о предоставлении персональных данных третьим лицам. Субъект персональных данных вправе получать от ООО «Нова систем» информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно. ООО «Нова систем» в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса предоставит информацию о том, какие персональные данные и кому предоставлялись в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, либо уведомит о причинах отказа в ее предоставлении.

6.1.4. Право на внесение изменений в свои персональные данные. Субъект персональных данных вправе требовать от ООО «Нова систем» внести изменения в свои персональные данные в случае, если они являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений. ООО «Нова систем» в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса внесет изменения в персональные данные, если они являются неполными, устаревшими или неточными.

6.1.5. Право требовать прекращения обработки персональных данных и (или) их удаления. Субъект персональных данных вправе требовать от ООО «Нова систем» бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, установленных законодательством Республики Беларусь. ООО «Нова систем»» в срок до 15 календарных дней с момента получения запроса прекратит обработку персональных данных, осуществит их удаление и уведомит субъекта персональных данных об этом, за исключением случаев, когда ООО «Нова систем» вправе продолжить обработку персональных данных при наличии оснований, установленных законодательством Республики Беларусь. При отсутствии технической возможности удаления персональных данных ООО «Нова систем» примет меры по недопущению.

6.1.6. Право на обжалование действий (бездействия) и решений ООО «Нова систем», связанных с обработкой персональных данных. Если субъект персональных данных посчитает, что обработка его персональных данных осуществляется с нарушением законодательства Республики Беларусь, то субъект персональных данных может подать жалобу в Национальный центр защиты персональных данных в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан. Жалоба рассматривается в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь об обращениях граждан и юридических лиц.

6.2. Для реализации одного или нескольких прав, указанных в п.6.1., необходимо направить в ООО «Нова систем» соответствующее заявление в письменном виде по адресу: г.Минск, ул. Франциска Скорины, д.14, ком.410. Заявление о реализации одного или нескольких из указанных в п. 6.1. прав должно содержать: фамилию, собственное имя, отчество (если такое имеется), дату рождения субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания); изложение сути требований; личную подпись субъекта персональных данных.

6.3. Для реализации права на отзыв согласия на создание и использование личного кабинета ООО «Нова систем», а также одновременно всех ранее данных согласий на обработку ПД в рамках программы лояльности (в случае, если согласие субъектом персональных данных было предоставлено в письменной и/или иной электронной форме), субъект ПД вправе отозвать своё согласие:

6.3.1. путем прохождения процедуры удаления аккаунта в Личном кабинете;

6.3.2. путем подачи соответствующего заявления в письменной форме по адресу места нахождения ООО «Нова систем»;

6.3.3. проставления соответствующей отметки в Личном кабинете (тем же способом, которым было дано согласие на обработку ПД).

6.5. Электронное сообщение о реализации права на отзыв согласия, которое было предоставлено субъектом персональных данных в иной электронной форме, должно содержать перечень персональных данных, на обработку которых субъект персональных данных предоставлял свое согласие в иной электронной форме и изложение сути требований.

7. ТРАНСГРАНИЧНАЯ ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. ООО «Нова систем» осуществляет трансграничную передачу персональных данных для обеспечения непрерывной коммуникации с пользователями социальных сетей и мессенджеров (Instagram, TikTok, Теlegram, видеохостинг YouTube).

Трансграничная передача персональных данных на территорию иностранного государства может осуществляться ООО «Нова систем», если:

7.1.1. на территории иностранного государства обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных – без ограничений при наличии правовых оснований, предусмотренных Законом;

7.1.2. на территории иностранного государства не обеспечивается надлежащий уровень защиты прав субъектов персональных данных – в случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в том числе:

- когда дано согласие субъекта персональных данных при условии, что субъект персональных данных проинформирован о рисках, возникающих в связи с отсутствием надлежащего уровня их защиты;

- при размещении информации о своей деятельности в глобальной компьютерной сети Интернет;

- когда обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами.

8. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

8.1. ООО «Нова систем» имеет право по своему усмотрению в одностороннем порядке изменить и (или) дополнить условия настоящей Политики без предварительного уведомления субъектов персональных данных посредством размещения на Сайте новой редакции Политики.

8.2. Вопросы, касающиеся обработки персональных данных, не затронутые в настоящей Политике, регулируются законодательством Республики Беларусь.

ПРИЛОЖЕНИЕ
к Политике обработки персональных данных ООО «Нова систем»

РЕЕСТР обработки персональных данных